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文件管理制度

2019nv天堂香蕉在线观看發布日期:2011/4/26

 

    為加強文件管理工作,確保公司文件的起草、簽發、發放、歸檔、銷毀、查閱等有序進行,特制定本規定

一、文件的分類和編號

   一)外來文件

   二)外發文件:EC/WF-□□□-□□□□

EC代表易初;WF代表外發文件;□□□為從001開始的流水號;□□□□為年號)

   三)內發文件

    1、公司級文件:EC/BG-□□□-□□□□

EC代表易初;BG代表文件起草部門;□□□為從001開始的流水號;□□□□為年號)

    2、質量手冊:QM-001

    3、質量手冊程序文件EC-QP-□□□

    4、部門級文件:BG-□□□-□□□□

5、各部門代號規格如下

人事部

生產部

物流部

技術部

質檢部

供應部

總經辦

財務部

銷售部

客服部

BG

SC

YX

JS

ZJ

GY

ZB

CW

XS

KF

 

二、外來文件管理

   一)收文的登記

    1、外來文件統一由總經辦接收;

    2、外來文件必須在《收文登記簿》上登記外文的發文單位、文號、收文時間。

   二)文件的審批和傳閱

    1、總經辦在收到外來文件的4小時內,編制《上海易初電線電纜有限公司文件簽辦單》報總經理審批;

    2、總經辦收到總經理簽辦單后的4小時內,將簽辦單連同外來文件轉交人事部;

    3、人事部負責將簽辦單和外來文件正本的存檔,同時在收到文件的4小時內按簽辦單注明的發放部門發放外來文件副本;

    4、部門承辦人員在接收外來文件副本的同時,必須在《上海易初電線電纜有限公司文件簽辦單》上簽名;

       三)承辦人員的職責

    1、承辦人員負責文件的傳閱和組織學習。

    2、承辦人員必須在以上規定時間內完成文件的轉接或下發;

    3、承辦人員主管原因沒有完成辦理任務的,應承擔相應的責任。因此公司受到損失的,承辦人員應賠  相應的損失。

 

三、外發文件

   一)涉及內容

    1、向政府職能部門報送的各類請示、報告。

    2、向有關部門、客戶、供應商發出的函件、情況通報等

   二)起草

    1、非技術性文件由總經辦負責起草,并編制《文件簽辦單》,同時注明發送單位。

    2、技術性文件由研發部負責起草,并編制《文件簽辦單》,同時注明發送單位。

   三)審核

    1、外發文件由分工副總經理或總經辦負責在4小時內完成初審;

    2、外發文件由總經辦負責報送總經理簽發;

   四)文件的發放和存檔

    1、總經辦負責在2小時內將由總經理簽發的外發文件轉接人事部;

    2、人事部負責文件的編號、印制和存檔;

    3、人事部負責在2小時內用快遞的形式或組織直送的方式對外發送文件。

 

四、內發文件

   一)涉及內容

    1、公司級文件:正式文件,通告,決定,決議,任免,規章制度,通知、會議紀要、備忘錄等。

    2、質量手冊

    3、質量手冊程序文件

    4、部門級文件:通知、部門內部執行制度

   二)起草

    1、以公司名義在公司內部下發的正式文件、規章制度、通知、會議紀要、備忘錄,一般由總經辦負責起草,技術性或專業性文件由相關部門起草;

    2、質量手冊、程序文件由質檢部牽頭,組織專門小組起草;

    3、部門級文件由分工副總指定專人起草或部門經理指定專人起草。

   三)審核

    1、總經辦負責對公司級文件的初審和《文件簽辦單》的編制,并注明發放部門,同時負責報送總經理簽發;

    2、管理者代表負責對質量手冊、程序文件的初審和《文件簽辦單》的編制,同時負責報送總經理簽發;

    3、分工副總或部門經理負責部門級文件的審核和簽發。

   四)、文件的發放和存檔

    1、公司級文件

    1)總經辦負責將由總經理簽發的公司級文件轉交人事部;

    2)人事部負責文件的編號和存檔,同時負責發放和發放簽收記錄。

    3)由人事部負責將編號后的電子版轉交總經辦;總經辦負責將電子版文件在CRM上發布;

    4)個人擁有對電子版文件的閱讀權利和閱后的反饋義務。

    2、質量手冊、程序文件

    1)分工副總負責將由總經理簽發的質量手冊、程序文件轉交人事部;

    2)人事部負責質量手冊、程序文件的編號和存檔,同時負責發放和發放簽收記錄,并注明“受控”標識。

    3)由人事部負責將編號后的電子版轉交總經辦;總經辦負責將電子版文件在CRM上發布;

    4)個人擁有對電子版文件的閱讀權利和閱后的反饋義務。

    3、部門級文件

    1)由分工副總或部門經理指定人負責文件的發放和存檔。

    2)由指定人負責對部門級文件移交人事部備案。

    3)由指定人負責在在CRM上發布(本部門范圍內)。

 

五、文件的更改、回收、銷毀

    一)、文件的更改

    1、公司級文件的更改由總經辦組織,在《文件簽辦單》后同時附更改前后的二套文件,并在更改前文件上對修改的內容進行標識,以便能及時確認修改處。

    2、質量手冊和程序文件的更改由質檢部組織,在《文件簽辦單》后同時附更改前后的二套文件,并在更改前文件上對修改的內容進行標識,以便能及時確認修改處。

    3、部門級文件的更改由各部門組織。

    4、公司級文件更改后直接報總經理簽發,后轉人事部重新編號和發放,再轉總經辦重新在CRM上發布。

    5、質量手冊和程序文件更改后先報分管副總審核,后報總經理簽發,再轉人事部重新編號和發放,最后轉總經辦重新在CRM上發布。

    6、部門級文件更改后,直接報分管副總或部門經理簽發,后轉指定人編號和發放,再重新在CRM上發布(本部門),最后報人事部備案。

    二)文件的回收

    1、公司級文件和質量手冊、程序文件的更改,一經總經理簽發后,由人事部負責對原文件的回收和登記;由總經辦負責在CRM上對原文件的刪除。

    2、部門級文件的更改,一經分管副總或部門經理簽發,由指定人負責對原文件的回收和登記;由指定人負責在CRM上對原文件的刪除。

    3、回收的文件一般仍需保存一年,并注明“作廢”或“不受控”標識。

   三)文件的銷毀

    1、人事部每半年應對文件檔案清理一次,分類保存有效文件和失效或作廢文件。

    2、對所有失效或作廢一年以上的文件,填寫《文件銷毀申請》,報總經理批準后,由人事部負責銷毀。

    3、《文件銷毀申請》需保存三年以上。

 

六、檔案管理

   略(見檔案管理制度)

 

七、附則

    一)有效文件的基本條件:

    1、公司規定的文件格式、文件編號、公章(部門章)

    2、公司規定的文件格式、文件編號、公章(部門章)、受控標識

   二)本制度自2011426起實施。

 

                           

 

 

 

 

                                  上海易初電線電纜有限公司 

                                         二零一一年四月二十六日

 

 

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